Задавайте въпроси.

Една от големите грешки на твърде много професионалисти е че не задават достатъчно въпроси. Не искат да изглеждат незнаещи. Не искат да покажат, че не знаят МНОГО. Разчитат, че ако не питат нищо, останалите ще предположат, че знаят достатъчно. Защото ако не знаят, биха попитали, нали така?

Това се случва дори и на много опитни хора, но особено важи, когато сме нови в работата, защото когато познаваме колегите добре, обикновено не се въздържаме чак толкова от задаване на въпроси. Такова поведение обаче е крайно неефективно, а в CareerPro не практикуваме “неефективно”. Затова се научете на следните неща:

• Винаги задавайте въпроси, когато не разбирате нещо. Нищо не е забранено. Когато не знаете, питайте. Когато не сте сигурни, питайте. Когато имате странна идея, попитайте, за да видите, дали може и да проработи. 
• Въпреки широко разпространените страхове, човек почти никога не бива “наказван” за питане. Често се страхуваме, че ако зададем “глупав” въпрос, ще ни заклеймят веднъж и завинаги като “глупави”. Това почти никога не е вярно, а ако работите с хора, които ще ви заклеймят толкова бързо и категорично, наистина ли искате да продължавате да работите с тях?
• Обратното обаче е вярно – много често ЩЕ бъдете наказвани за незададените от вас въпроси. Това не става веднага, а чак когато знанието си проличи чрез зле свършена работа или съществени пропуски, които са могли да бъдат избегнати. Не жертвайте бъдещият си успех само за да избегнете кратък дискомфорт от задаването на даден въпрос. 
• Приемете, че всеки въпрос, който задавате е легитимен и колегите ви ще ви отговорят възможно най-пълно. Да, понякога има колеги, които извъртат очи и не искат да се занимават с вас или дори по-лошо – нарочно ви дават заблуждаващи насоки. Но вие искате да знаете кои са тези неблагонадеждни колеги, за да ги избягвате вбъдеще. Най-бързият начин да разберете кои са те е да ги тествате като им зададете въпрос или ги помолите за помощ. 

Дори гореизброените неща не са достатъчни за някои хора. Не всеки може да преодолее срама, който изпитва от незнанието и вървящото с това незадаване на въпроси. Но един истински професионалист се научава да не се поддава на желанието да скрие моментното си незнание, а се старае да попълни пропуските си възможно най-бързо и пълноценно.

Задълбавайте.

Задълбаването е просто продължение на задаването на въпроси. Добре е да изградите навик да задълбавате отвъд повърхностното разбиране на даден проблем.

Добрите идеи идват от какви ли не места, независимо от опита на човека или височината на ролята му в организацията. Твърде чест проблем в организациите е че хората чакат някой “от по-нагоре” да им каже какво да правят. А и някои мениджъри създават неефективна култура, в която всичко трябва да минава през тях. Но в много случаи хората само си мислят, че културата е такава, докато всъщност мениджърът с радост би приел повече проактивност в решаването на проблемите. Не чакайте прекия ви ръководител, мениджър, някой в IT или CEO-то да измисли начин да ви направи работата по-лесна и ефективна. Можете и сами да започвате тези разговори с колегите и ръководителите си.

Например, когато работите върху нещо, ежедневно ползвате определен набор от инструменти и следвате определени процеси. От вас могат да дойдат на-добрите идеи как да се подобри нещо в работата. Да, често се случва идеите да не сработят или да са неприложими по някаква причина. Може би не сте го премислили или се е появил проблем, за който не си се сетили. Или пък има технически или организационни причини да не се прави тази промяна. Но не оставяйте добрите си идеи да прашасват само защото ви е страх да не би да предложите неработещо решение. Това не е състезание за популярност и няма значение, ако от време на време грешиш. Всеки напредък се осъществява само и единствено с метода проба-грешка.

Петте “защо”.

За да задобреете в задаването на въпроси и задълбаването, можете да използвате техниката на “петте защо”.

Това е практиката да се задава многократно въпросът „защо“, когато възникне проблем, за да се излезе извън очевидните проблеми и да се открие първопричината.

Тайичи Оно, създателят на производствената система на Тойота, дава следния пример с машина, която е спряла да работи:

1. Защо машината спря? => Имало е претоварване и предпазителят е изгорял.
2. Защо е имало претоварване? => Лагерът не е бил достатъчно смазан.
3. Защо не е бил смазан? => Смазочната помпа не е изпомпвала достатъчно.
4. Защо не е изпомпвала достатъчно? => Валът на помпата е износен и дрънчи.
5. Защо валът е износен? => Не е имало прикрепен филтър и са попаднали метални парчета.

Без да питат многократно защо, мениджърите просто сменяли предпазителя или помпата и повредата се повтаряла. За да се реши проблемът окончателно е било необходимо да се задълбае в първопричината.

Не се фокусирайте върху конкретния брой “пет”. Продължете да питате, докато не достигнете до първопричината и не я отстраните.

Повече с по-малко.

В допълнение – опитайте се да свършите повече работа с инструментите, които са налични в организацията. Когато не разбирате нещо, недейте просто да импровизирате. Потърсете решение чрез някоя търсачка или чатбот – те са най-добрите ви приятели в това отношение. А и умението да задавате повече и по-качествени въпроси е точно това, което ви трябва, за да работите ефективно с тези инструменти. Ето няколко примера:

• Трябва да изнесете презентация => потърсете основните принципи за презентиране и упражнения как да се справите по-добре;
• Трябва да говорите пред хора => изслушайте някоя лекция за говорене пред хора;
• Искате повече обратна връзка от шефа си? => потърсете как да говорите по-ефективно с него, за да го постигнете.
• Excel ви е труден, но виждате колега, който много си улеснява работата с него? => попитайте го или потърсете сред хилядите ръководства в интернет. Хората силно подценяват колко много могат да автоматизират работата си с Office 365 (или неговите алтернативи), който е наличен в почти всяка съвременна корпорация.

Работата постоянно ни поднася възможности да се усъвършенстваме и да учим нови неща. Въпросът е да научим как да ги разпознаваме, а това става като се научим да задълбаваме повече в нещата, които са пред очите ни. Има толкова много неща, които можем да научим за между 5 и 15 минути на ден, за да станем по-ефективни. Може да е малко, но те бързо се натрупват. Харесва ми как го формулира Джеймс Клиър: 

Създайте си навик да задавате повече въпроси, да задълбавате и да превръщате задълбаването в начин да учите и да се усъвършенствате в професионализма. За 12 месеца няма да можете да се познаете, а шефът ви и колегите ви ще ви уважават неизмеримо повече.

До следващия път.

Тео

Когато сте готови, мога да Ви помогна следните начини:

1. Всички услуги на CareerPro.bg, можете да разгледате тук.
2. Предишни издания на бюлетина и безплатни ръководства можете да прочетете тук.
3. Последвайте ме в LinkedIn за ежедневни публикации за кариерата и ефективното управление.