Много хора намират какви ли не причини да НЕ общуват.
- Не знаят “правилния начин”.
- Не знаят с кого да разговарят.
- Не знаят кога е добре да е на живо.
- Не знаят кога трябва да си проверяват имейлите.
- Не знаят кога трябва да положат допълнителни усилия.
- Не знаят кое средство е подходящо – телефон, чат, обаждане.
- Не знаят дали шефът иска да е информиран за проблема или чак когато проблемът е решен.
Всички тези въпроси, а и много други, съчетани със страха да не ни помислят за “незнаещи”, означават, че е много вероятно служителят да си спести общуване, пред това да прекали с него. Да предпочете да сбърка в бездействието пред това да сбърка с излишно или прекалено действие.
Ето три причини защо това е неефективно поведение:
Първо, количеството необходимо общуване е силно подценявано от повечето хора.
“Количеството общуване” можем да категоризираме по три начина:
- твърде много,
- твърде малко,
- точно колкото трябва.
“Точно колкото трябва” обаче е невъзможно да се постигне, тъй като инициаторът и получателят на общуването обикновено нямат еднакво разбиране за това колко е достатъчно. Това ни оставя с вариантите “твърде много” или “твърде малко”.
Много професионалисти смятат, че общуването е „повече работа“, а и общуването не се измерва или оценява по такъв начин в годишните оценки, комуникацията често може да се разглежда като „отнемаща от истинската работа“ и като загуба на време. Работните срещи често са възприемани като неработене, а техният край се отбелязва с повсеместната реплика “да се връщаме на работа”.
Това означава, че стандартът за общуване остава да е „твърде малко“.
Но почти всички са съгласни, че проблемите възникват, когато нещата НЕ се съобщават навреме и достатъчно изчерпателно. Ето защо, въпреки допълнителните усилия, които се изискват, все пак е по-добре да се прекалява с общуването, за да се намали опасността от създаване на по-голям проблем по-късно – който ще изисква още повече комуникация. Разликата между повечето и недостатъчното общуване е същата като тази между грижата за здравето (редовно спортуване и здравословно хранене) и лечението на заболяване.
Много по-лесно е да убедиш някого да намали прекаленото общуване, отколкото да го научиш да започне да общува, след като вече е „научил“, че се справя по-добре, когато общува по-малко. Направи си лична статистика – колко често в работа има проблеми заради недостатъчно общуване между хората и колко често има проблеми заради прекалено общуване? Обзалагам се, че в над 95% от случаите се сблъскваш с първия проблем.
Второ, повечето професионалисти не знаят основното правило, че “работата не е завършена, докато завършеното не е докладвано до останалата част от организацията”. Затова го имай предвид – докладването е част от задачата. Ако не кажеш на някого, че си свършил дадена задача – мениджърът ти или друг, който зависи по някакъв начин от свършването на тази задача – значи задачата не е съвсем свършена. Просто създаваш допълнителна работа на съответния човек – той също се забавя и трябва да проверява дали си свършил каквото се е очаквало.
За някои задачи е достатъчно да кажеш устно или да изпратиш имейл, за други да се попълнят данните на определено място, за трети може докладването да е автоматизирано и да се случва със самото завършване на задачата. Разбери как се комуникира завършването на всяка една задача и го прави изрядно – със сигурност ще изпъкнеш пред голяма част от хората, които трябва да бъдат гонени да си кажат докъде са стигнали. Някои задачи имат краен срок, други – не. В тези случаи попитай как точно да предоставиш резултатите от задачата си и какъв краен срок имаш да я свършиш, дори да е само ориентировъчен.
Трето, без достатъчно общуване, пропускаш възможности да учиш добрите практики. Ако общуваш твърде малко с колегите и те рядко чуват нещо от теб, всички губите възможност да учите един от друг, да споделяте ефективни начини за вършене на работа и да изграждате по-силни взаимоотношния. Многото общуване е просто част от процеса на учене.
За финал: Често съм се сблъсквал с възражения на този начин на професионално поведение. Възражения под формата на въпрос или коментар в духа на “не искам да натоварвам останалите с твърде много имейли, чатове, да ги прекъсвам и т.н.”. В такива забележки има скрит егоизъм, на който няма да се спирам сега, защото по-важното е следното:
Да, това е възможен проблем. Но предпочитам да имам този проблем в екипа и да се наложи да изясним колко точно общуване е “прекалено много”, отколкото аз и колегите да се чудим какво работиш, готов ли си със задачите, как се спряваш, да те търсим и проверяваме ние, вместо ти сам да ни поднасяш тази информация.
Повече общуване ВИНАГИ е по-добре.
До следващия път.
Тео
Когато сте готови, мога да Ви помогна следните начини:
- Всички услуги на CareerPro.bg, можете да разгледате тук.
- Предишни издания на бюлетина и безплатни ръководства можете да прочетете тук.
- Последвайте ме в LinkedIn за ежедневни публикации за кариерата и ефективното управление.